1. 1. ENQUADRAMENTO
  2. 2. OBJETO
  3. 3. ÂMBITO OBJETIVO DE APLICAÇÃO
  4. 4. ÂMBITO SUBJETIVO DE APLICAÇÃO
  5. 5. PRINCÍPIOS ORIENTADORES
  6. 6. GABINETE DO DENUNCIANTE
  7. 7. CANAL SPEAK UP!
  8. 8. OBRIGATORIEDADE DE UTILIZAÇÃO DO CANAL SPEAK UP!
  9. 9. APRESENTAÇÃO DE UMA DENÚNCIA
  10. 10. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE TRATAMENTO DE DENÚNCIAS
  11. 11. ACESSO ÀS DENÚNCIAS APRESENTADAS
  12. 12. INTERAÇÃO COM O DENUNCIANTE
  13. 13. ACOMPANHAMENTO DA DENÚNCIA PELO DENUNCIANTE
  14. 14. MEDIDAS URGENTES
  15. 15. ÂMBITO SUBJETIVO DE APLICAÇÃO
  16. 16. REGIME LEGAL DE PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE
  17. 17. RESPONSABILIDADE DO DENUNCIANTE
  18. 18. CONDIÇÕES PARA BENEFICIAR DO REGIME LEGAL DE PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE
  19. 19. CANAIS DE DENÚNCIA EXTERNA
  20. 20. APROVAÇÃO E VIGÊNCIA

1. ENQUADRAMENTO

A Fundação Bissaya Barreto prossegue, desde há muito, uma política de confiança, transparência e integridade na forma como desenvolve a sua atividade e se relaciona com todos os seus parceiros. As suas opções nesta matéria são claras e resultam, nomeadamente, da implementação do seu Código de Ética e de Conduta e de práticas que reforçam esta forma de ser, de estar e de atuar. A lei sendo um referencial relevante não cobre todos os desafios de conduta. Essas condutas, por vezes, não sendo ilegais podem pôr em causa valores éticos essenciais que constituem a base social desta instituição. Nesse sentido, a Fundação antecipou-se ao próprio legislador e autorregulou condutas tendo como referenciais os princípios éticos e valores alicerces da Fundação. Efetivamente, verifica-se uma preocupação e uma intervenção crescentes por parte do legislador nacional e europeu na regulação de matérias que anteriormente dependiam dos compromissos definidos por cada entidade.
É neste contexto que surge a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, que estabelece o regime geral de proteção de denunciantes de infrações, transpondo a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União. Esta diretiva estabeleceu a obrigação legal de definição e implementação de um canal de denúncias, nomeadamente, às pessoas coletivas («entidades jurídicas do setor privado») que empreguem 50 (cinquenta) ou mais trabalhadores.
Na sequência desta diretiva, a Fundação Bissaya Barreto procedeu à revisão dos seus mecanismos de denúncia, nomeadamente, do procedimento de queixas e sugestões da população servida, bem como dos canais de reporte aos responsáveis de estabelecimento e serviço e aos órgãos de Administração. É neste contexto, e em consonância com os princípios da transparência e da ética institucional, que surge a nova política de Speak Up e o novo canal de comunicação de denúncias da Fundação Bissaya Barreto.

2. OBJETO

A presente política estabelece as regras aplicáveis ao procedimento de tratamento de denúncias realizadas através do canal de Speak Up da Fundação Bissaya Barreto de forma a assegurar a todos os denunciantes o rigoroso cumprimento da lei, encorajando que qualquer denúncia fundada e pautada pela boa-fé seja apresentada de forma segura e eficaz, sem qualquer receio de retaliação, com garantias de confidencialidade e, se for o caso, de anonimato, de molde a detetar e atuar eficazmente sobre comportamentos desconformes com os princípios éticos, com a lei e demais acervos normativos internos vigentes.

3. ÂMBITO OBJETIVO DE APLICAÇÃO

A presente política aplica-se, nos termos da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, para proteção das pessoas que denunciam as seguintes violações:

  1. a) Violações abrangidas pelo âmbito de aplicação dos atos da União indicados no anexo da Diretiva (UE) 2019/1937, que dizem respeito aos seguintes domínios:
    1. i. contratação pública,
    2. ii. serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo,
    3. iii. segurança e conformidade dos produtos,
    4. iv. segurança dos transportes,
    5. v. proteção do ambiente,
    6. vi. proteção contra radiações e segurança nuclear,
    7. vii. segurança dos géneros alimentícios e dos alimentos para animais, saúde e bem-estar animal,
    8. viii. saúde pública,
    9. ix. defesa do consumidor,
    10. x. proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
    11. xi.Violações lesivas dos interesses financeiros da União, a que se refere o artigo 325.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE) e especificadas nas medidas da União aplicáveis;
  2. b) Violações lesivas dos interesses financeiros da União, a que se refere o artigo 325.º do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE) e especificadas nas medidas da União aplicáveis;
  3. c) Violações relacionadas com o mercado interno, a que se refere o artigo 26.º, n.º 2, do TFUE, incluindo violações das regras da concorrência e de auxílios estatais, bem como violações relacionadas com o mercado interno relativamente a atos que ofendam normas de fiscalidade societária.
  4. d) A criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada, bem como os crimes previstos no n.º 1 do artigo 1.º da Lei n.º 5/2002, de 11 de janeiro, que estabelece medidas de combate à criminalidade organizada e económico-financeira; e
  5. e) Violações aos fins das regras ou normas abrangidas pelas alíneas a) a c).

4. ÂMBITO SUBJETIVO DE APLICAÇÃO

4.1 Considera-se denunciante a pessoa singular que denuncie ou divulgue publicamente uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza desta atividade e do setor em que é exercida, incluindo trabalhadores, prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a supervisão e direção destes, titulares de participações sociais, pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos, voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados.

4.2 Não obsta à consideração de pessoa singular como denunciante a circunstância de a denúncia ou de a divulgação pública de uma infração ter por fundamento informações obtidas numa relação profissional entretanto cessada, bem como durante o processo de recrutamento ou durante outra fase de negociação pré-contratual de uma relação profissional constituída ou não constituída.

5. PRINCÍPIOS ORIENTADORES

São aplicáveis os seguintes princípios ao procedimento de receção, tratamento, resolução e registo de comunicações de denúncias

  1. a) Anonimato: o autor da comunicação poderá, se assim o pretender, solicitar o anonimato da sua interação com a Fundação Bissaya Barreto através do seu canal Speak Up! Esta opção garante que a pessoa que interage com o portal não é identificada, mas permite manter a comunicação se o interessado assim o entender, nomeadamente para acompanhar o processo, juntar informação adicional ou responder a solicitações.
  2. b) Boa-fé: todas as comunicações devem ser efetuadas de boa-fé, ou seja, com a consciência ou convicção razoáveis de que são verdadeiras e fundadas.
  3. c) Fundamentação: as denúncias devem ser acompanhadas de argumentos sérios e de todos os elementos e informações na posse do denunciante.
  4. d) Confidencialidade: as denúncias são tratadas como informação confidencial por todos os que tenham contacto com os factos reportados. O conhecimento da sua existência e das conclusões da análise serão limitadas à equipa responsável e que necessita dessa informação para a condução das respetivas tarefas de tratamento. A identidade do denunciante só pode ser divulgada com o consentimento do próprio ou no âmbito de cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial, devendo, nestas situações, ser precedida de comunicação escrita ao denunciante indicando os motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa, exceto se a prestação dessa informação comprometer as investigações em curso ou processos judiciais relacionados.
  5. e) Documentação e conservação do processo: é assegurado o registo de toda a informação relativa às várias fases do processo de tratamento de denúncias recebidas nas ferramentas de suporte ao canal Speak Up! O registo das denúncias recebidas é conservado durante o período de 5 (cinco) anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
  6. f) Independência e autonomia: a equipa de gestão das denúncias exerce as suas funções sem ingerências internas ou externas, sendo afastados do processo os que tenham, ou que se suspeite que tenham, um interesse conflituante ou um envolvimento direto ou indireto com a situação objeto da comunicação, de modo a garantir que o tratamento das denúncias seja efetuado de forma livre e imparcial.
  7. g) Proteção do denunciante: o denunciante é protegido nos temos da lei e desta política.
  8. h) Proteção da pessoa visada: a pessoa visada pela denúncia beneficia de todos os direitos consagrados na lei e nesta política.
  9. i) Proteção de dados: os mecanismos e procedimentos de tratamento de denúncias, abrangidos pela presente política, observam as normas de proteção de dados em vigor, bem como as normas de segurança da informação.

6. GABINETE DO DENUNCIANTE

6.1 A Fundação Bissaya Barreto criou um serviço específico destinado a garantir o tratamento das denuncias apresentadas designado por Gabinete do Denunciante da Fundação Bissaya Barreto.

6.2 Os contactos do Gabinete do Denunciante são os seguintes:

  1. a) Responsável: Designado pela Fundação Bissaya Barreto e publicitado nos contactos do canal Speak Up!
  2. b) Morada: Quinta dos Plátanos, Bencanta, 3045-264 Coimbra;
  3. c) Telefone: 239 800 400 (chamada para a rede fixa nacional);
  4. d) E-mail: denuncia@fbb.pt.

6.3 As decisões relativas ao tratamento das denúncias são tomadas pelo responsável do Gabinete do Denunciante.

6.4 O Gabinete do Denunciante emite recomendações e propõe medidas na sequência das conclusões das denúncias tratadas que dirige à Comissão Executiva da Fundação Bissaya Barreto ou, se for o caso, ao seu Conselho de Administração.

7. CANAL SPEAK UP!

7.1 A Fundação Bissaya Barreto disponibiliza um canal de denúncias disponível em fbb.wiretrust.pt.

7.2 A apresentação de uma denúncia deve ocorrer sempre através deste canal.

8. OBRIGATORIEDADE DE UTILIZAÇÃO DO CANAL SPEAK UP!

8.1 As denúncias são obrigatoriamente apresentadas no canal Speak Up!, sob pena de o Gabinete do Denunciante não tratar a situação como uma denúncia abrangida pela Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

8.2 As utilizações de outras formas de contacto não garantem o tratamento nos termos legais, nomeadamente o anonimato.

8.3 O remetente que utilize outras formas de contacto será convidado a expor a situação no canal Speak Up!

9. APRESENTAÇÃO DE UMA DENÚNCIA

9.1 As denúncias podem ser apresentadas por qualquer pessoa, trabalhador ou não, à Fundação Bissaya Barreto através do canal Speak Up! disponibilizado.

9.2 As denúncias podem ser apresentadas por escrito ou verbalmente através de mensagem gravada que permite a distorção da voz.

9.3 Ao apresentar a denúncia o denunciante deverá ser claro, rigoroso e conciso, apresentando os documentos que considere relevantes.

9.4 As denúncias apresentadas são tratadas pelo Gabinete do Denunciante da Fundação Bissaya Barreto.

9.5 Sem prescindir da confidencialidade da informação tratada, o canal Speak Up! garante o anonimato do denunciante desde que este não utilize termos ou expressões que o identifiquem.

10. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE TRATAMENTO DE DENÚNCIAS

10.1 Recebida a denúncia o Gabinete do Denunciante:

  1. Notifica o denunciante da receção da denúncia;
  2. Informa o denunciante de forma clara e acessível sobre os requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade da denúncia externa no prazo de 7 dias da receção da denúncia;

10.2 Após a receção da denúncia é feita uma análise preliminar com vista a avaliar se a situação comunicada constitui uma denúncia manifestamente infundada tendo em consideração, designadamente, o conteúdo da irregularidade comunicada, os fundamentos apresentados e a prova eventualmente junta pelo denunciante.

10.3 Caso o Gabinete do Denunciante considere a denúncia manifestamente infundada, promove o seu arquivamento liminar e notifica essa decisão ao denunciante acompanhada de uma fundamentação sumária.

10.4 No caso previsto no número anterior o denunciante poderá apresentar novos argumentos ou provas ou apresentar uma denúncia externa às autoridades competentes.

10.5 Não havendo lugar à decisão de arquivamento liminar, o Gabinete do Denunciante promove uma investigação que se traduz num processo de recolha, análise e averiguação de factos, conduzido de forma rigorosa, independente e objetiva, de modo a permitir determinar, com rigor, os factos e as circunstâncias na base da denúncia, a identificação das partes envolvidas, aferir se a situação em causa configura uma conduta violadora da lei ou dos padrões éticos instituídos, as respetivas causas e os potenciais impactos/consequências daí decorrentes.

10.6 Da denúncia pode resultar, nomeadamente, a adoção de medidas para fazer cessar a violação detetada, a abertura de inquérito interno, a comunicação às autoridades competentes para investigação, a proposta de formação ou sensibilização em determinadas áreas.

10.7 O Gabinete do Denunciante informa o denunciante das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia;

10.8 A pedido do denunciante o Gabinete informa-o do resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão.

10.9 A denúncia poderá ser encerrada, nomeadamente, com decisão de arquivamento liminar, de arquivamento após investigação ou de proposta de medidas/recomendações.

11. ACESSO ÀS DENÚNCIAS APRESENTADAS

11.1 Às denúncias apresentadas apenas acede o responsável pelo Gabinete do Denunciante e a equipa por este formada para o acompanhamento da denúncia.

11.2 No caso de incompatibilidade, impossibilidade temporária ou conflito de interesses o responsável, ou qualquer membro da equipa, será substituído e não terá qualquer intervenção no processo.

11.3 O canal de denúncias regista os acessos a cada processo.

12. INTERAÇÃO COM O DENUNCIANTE

12.1 Ao longo de todo o processo, o Gabinete poderá solicitar, através do Canal Speak Up!, informação adicional ou documentação de suporte ao denunciante, mesmo que este opte por manter o anonimato, para melhor apreciação dos factos relativos à denúncia.

12.2 Esta interação não põe em causa o anonimato garantido pelo canal Speak Up!, devendo o denunciante evitar utilizar termos ou expressões que o identifiquem.

13. ACOMPANHAMENTO DA DENÚNCIA PELO DENUNCIANTE

13.1 O denunciante poderá acompanhar o estado da denúncia e interagir no processo através do canal de denúncias.

13.2 Aquando da submissão da denúncia serão atribuídos uma identificação de utilizador e uma palavra-chave que deverão ser guardadas para que o denunciante possa acompanhar o estado do processo. Estas credenciais não podem ser recuperadas pelo que deverão ser mantidas pelo denunciante, sob pena de deixar de poder seguir o processo preservando o anonimato.

13.3 Em alternativa o denunciante poderá, ainda, submeter a denúncia através dos meios de autenticação.gov

14. MEDIDAS URGENTES

Sem prejuízo da decisão final sobre a denúncia apresentada, em situações de manifesta urgência e gravidade, podem ser adotadas medidas adequadas à proteção dos interesses da Fundação Bissaya Barreto e/ou das partes interessadas face às irregularidades detetadas.

15. DEVER DE COLABORAÇÃO

Todos os serviços e estabelecimentos da Fundação Bissaya Barreto estão obrigados a colaborar com o Gabinete do Denunciante prestando todas as informações e apresentando os documentos solicitados ou necessários para o apuramento dos factos nos prazos indicados.

16. REGIME LEGAL DE PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE

16.1 A identidade do denunciante bem como as informações que possam conduzir à sua identificação têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas afetas ao tratamento da denúncia.

16.2 A obrigação de confidencialidade estende-se a qualquer pessoa que tenha recebido informações sobre denúncias, nomeadamente a todos os que que no âmbito do processo de tratamento da denúncia e do dever de colaboração possam ter conhecimento de alguma informação que direta ou indiretamente permita identificar o denunciante ou a denúncia.

16.3 A identidade do denunciante só é divulgada na sequência de obrigação legal ou de decisão judicial ou com o seu consentimento.

16.4 A divulgação da identidade do denunciante é precedida de comunicação escrita nos termos da lei.

16.5 Ao tratamento de dados pessoais aplica-se o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e demais legislação aplicável, bem como a política de privacidade da Fundação Bissaya Barreto, disponível em www.fbb.pt.

16.6 São proibidos quaisquer atos de retaliação contra o denunciante.

16.7 O denunciante beneficia, ainda, das medidas de apoio e da tutela jurisdicional efetiva previstas na lei.

16.8 A denúncia ou a divulgação pública de uma infração, feita de acordo com os requisitos impostos pela lei, não constitui, por si só, fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal do denunciante.

17. RESPONSABILIDADE DO DENUNCIANTE

17.1 O disposto no ponto anterior não prejudica a eventual responsabilidade dos denunciantes por atos ou omissões não relacionados com a denúncia ou a divulgação pública, ou que não sejam necessários à denúncia ou à divulgação pública de uma infração nos termos da lei.

17.2 O denunciante que apresente uma denúncia externa sem observar as regras de precedência previstas no ponto 18.6 é responsável pelos danos causados nos termos da lei e do ponto 18.3.

18. CONDIÇÕES PARA BENEFICIAR DO REGIME LEGAL DE PROTEÇÃO DO DENUNCIANTE

18.1 Beneficia da proteção conferida pela lei o denunciante que, de boa-fé, e tendo fundamento sério para crer que as informações são, no momento da denúncia ou da divulgação pública, verdadeiras, denuncie ou divulgue publicamente uma infração nos termos estabelecidos desta política e da lei.

18.2 O denunciante anónimo que seja posteriormente identificado beneficia da proteção conferida pela lei, contanto que satisfaça as condições previstas no número anterior.

18.3 O denunciante que apresente uma denúncia externa sem observar as regras de precedência previstas no ponto 18.6 apenas beneficia da proteção conferida pela lei se, aquando da apresentação, ignorava, sem culpa, tais regras.

18.4 A proteção conferida é extensível, com as devidas adaptações, a:

  1. Pessoa singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial, incluindo representantes sindicais ou representantes dos trabalhadores;
  2. Terceiro que esteja ligado ao denunciante, designadamente colega de trabalho ou familiar, e possa ser alvo de retaliação num contexto profissional; e
  3. Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.

18.5 O denunciante que apresente uma denúncia de infração às instituições, órgãos ou organismos da União Europeia competentes beneficia da proteção estabelecida na lei nas mesmas condições que o denunciante que apresenta uma denúncia externa.

18.6 Para beneficiar do regime de proteção da lei e desta política, o denunciante só pode recorrer a canais de denúncia externa quando:

  1. Não exista canal de denúncia interna;
  2. O canal de denúncia interna admita apenas a apresentação de denúncias por trabalhadores, não o sendo o denunciante;
  3. Tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação;
  4. Tenha inicialmente apresentado uma denúncia interna sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia nos prazos previstos na lei e nesta política.
  5. A infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a 50 000 euros.

18.7 O denunciante só pode divulgar publicamente uma infração quando:

  1. Tenha motivos razoáveis para crer que a infração pode constituir um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida pelas autoridades competentes, atendendo às circunstâncias específicas do caso, ou que existe um risco de retaliação inclusivamente em caso de denúncia externa; ou
  2. Tenha apresentado uma denúncia interna e uma denúncia externa, ou diretamente uma denúncia externa nos termos previstos na lei, sem que tenham sido adotadas medidas adequadas nos prazos previstos nos artigos 11.º e 15.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro.

19. CANAIS DE DENÚNCIA EXTERNA

As denúncias externas são apresentadas às autoridades que, de acordo com as suas atribuições e competências, devam ou possam conhecer da matéria em causa na denúncia, incluindo:

  1. O Ministério Público;
  2. Os órgãos de polícia criminal;
  3. O Banco de Portugal;
  4. As autoridades administrativas independentes;
  5. Os institutos públicos;
  6. As inspeções-gerais e entidades equiparadas e outros serviços centrais da administração direta do Estado dotados de autonomia administrativa;
  7. As autarquias locais; e
  8. As associações públicas.

20. APROVAÇÃO E VIGÊNCIA

20.1 A presente política foi aprovada em reunião do Conselho de Administração da Fundação Bissaya Barreto de 31 de maio de 2023 e produz efeitos imediatamente após a sua divulgação.

20.2 A presente política será revista sempre que necessário e as suas lacunas integradas pelo Conselho de Administração sob proposta do responsável do Gabinete do Denunciante com base nos princípios gerais, na lei, no Código de Ética e de Conduta da Fundação Bissaya Barreto e nos seus padrões de conduta.